PRIVACYVERKLARING

CATERING SERVICES ENIGMA

Afdeling 1. Algemene bepalingen

1. Waarom deze privacyverklaring?

Uw privacy en gegevensbescherming is voor Catering Services Enigma van het grootste belang. Daarom willen we u zoveel mogelijk informeren, respecteren en controle geven over wat er met uw persoonsgegevens gebeurt.

In deze privacyverklaring vindt u deze informatie terug: welke gegevens we verzamelen, waarom we dat doen, hoelang wij ze bewaren, wat uw rechten zijn en ook heel belangrijk: hoe u deze rechten kan uitoefenen.

Catering Services Enigma levert alle inspanningen die mogelijk zijn om uw privégegevens ook echt privé te houden.

2. Toepassingsgebied van deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring geldt voor de persoonsgegevens die wij als verwerkingsverantwoordelijke verwerken.

Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van onze klanten in relatie tot onze producten en diensten, alsook op de noodzakelijke persoonsgegevens van derden die wij dienen te verwerken voor de uitvoering van onze overeenkomst.

Deze privacyverklaring is van toepassing wanneer u een bezoek brengt aan onze onderneming, onze website, of op elke andere wijze wanneer u gebruik maakt van onze producten of diensten.

De persoonsgegevens van onze ex-klanten of prospecten trachten wij eveneens zo goed en zorgvuldig mogelijk te verwerken en te beveiligen, conform deze privacyverklaring. 

Deze verklaring is van kracht met ingang van 24 mei 2018.

3. Verwerking van persoonsgegevens door de verwerkingsverantwoordelijke

Onder ‘verwerking van persoonsgegevens’ verstaan we elke verwerking van gegevens die u als natuurlijke persoon kunnen identificeren. Over welke gegevens het gaat, leest u verderop in deze privacyverklaring.

Het begrip ‘verwerking’ is bijzonder ruim en dekt onder andere het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, actualiseren, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verspreiden of op eender welke manier ter beschikking stellen, samenbrengen, combineren, archiveren, wissen of (uiteindelijk) vernietigen van die gegevens.

Catering Services Enigma, met maatschappelijke zetel te 3960 Bree, Kanaallaan 89 en ingeschreven bij de Kruispuntbank voor Ondernemingen onder het nummer 0673.693.209 is de verwerkingsverantwoordelijke van uw gegevens. Dit betekent dat Catering Services Enigma het doel en de middelen voor de verwerking van uw gegevens vaststelt.

Afdeling 2. Verzamelen van persoonsgegevens

1. Hoe verzamelen wij uw gegevens?

We verwerken uiteraard de persoonsgegevens die u ons zelf geeft.

U kunt op verschillende momenten en naar aanleiding van verschillende situaties ervoor kiezen om uw persoonsgegevens aan ons door te geven. Zo kunt u uw gegevens aan ons bezorgen wanneer u met ons wil communiceren, wanneer u inlichtingen vraagt, wanneer u met ons telefoneert, wanneer er een document moet opgesteld worden.

Wilt u misschien bij ons komen werken? Dan geeft u ons misschien een beschrijving van uw opleiding en werkervaring, of bij de betaling verstrekt u misschien wel uw creditcardgegevens.

Kortom: steeds wanneer u met ons in contact komt.

Heel vaak zullen wij uw toestemming vragen om deze gegevens te mogen verwerken, maar niet altijd. Soms moeten wij persoonsgegevens verwerken louter uit noodzaak voor de uitvoering van de overeenkomst die we met mekaar hebben, of soms moeten wij persoonsgegevens verwerken vanuit een wettelijke verplichting (bv. btw-wetgeving).

2. Welke gegevens verzamelen wij van u?

Wij onderscheiden verschillende types persoonsgegevens, die met elkaar gecombineerd kunnen worden:

• Persoonlijke identificatiegegevens (achternaam, voornaam, postadres, e-mailadres, telefoon-/gsmnummer, website-URL, geboortedatum, geboorteplaats, nationaal en ID-nummer);
• Professionele gegevens (bedrijfsnaam, hoofdkantoor, bedrijfs-/btw-nummer, zakelijk telefoonnummer, professioneel e-mailadres, website-URL, functie, status, naam van de vertegenwoordiger);
• Gegevens over uw maaltijdkeuzes en voorkeuren (vlees/vis, allergieën, halal, etc.);
• Financiële gegevens (bankrekeningnummer, bankinstelling);
• Alle andere gegevens die u vrijwillig meedeelt aan ons die noodzakelijk zijn voor de opdracht die u ons toevertrouwt.

Afdeling 3. Waarom verwerken wij uw gegevens?

1. Proportioneel en noodzakelijk karakter van de verwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor diverse doeleinden, maar telkens verwerken wij enkel de gegevens die minimaal noodzakelijk zijn om het doel te realiseren.

Zo is de verwerking van uw persoonsgegevens noodzakelijk:

• In het kader van de voorbereiding, uitvoering of beëindiging van onze overeenkomst of samenwerking;
• Om te voldoen aan de wettelijke of reglementaire bepalingen waaraan wij zijn onderworpen; en of 
• Voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen, in welk geval wij steeds streven naar een evenwicht tussen dat belang en het respecteren van uw privacy.

Is het verwerken van uw persoonsgegevens niet noodzakelijk voor één van deze drie redenen, dan zullen wij steeds uw toestemming vragen om uw gegevens te mogen verwerken.

2. Met welk doel verwerken wij uw persoonsgegevens?

Hierna beschrijven wij zo veel mogelijk in detail op welke manier Catering Services Enigma uw persoonsgegevens zal gebruiken.

Wij verwerken uw persoonsgegevens teneinde onze activiteiten te kunnen uitoefenen als volgt:

• De uitbating van restaurants van het traditionele type en tavernes;
• De uitbating van fastfoodzaken en snackbars zijnde de verkoop aan de toog van eetwaren en dranken;
• De uitbating van restaurants gespecialiseerd in de organisatie van gastronomische weekends; onderneming voor het uitbaten van cafés, tavernes, spijshuizen, drankgelegenheden, frituren, restaurants, verbruikszalen en in het algemeen horeca-uitbating in de meest ruime zin van het woord.
• De verkoop van bereide schotels en het inrichten van banketten
• Het oprichten, kopen en verkopen, verhuur en uitbating van horecazaken in de meest ruime zin van het woord, en het voeren van alle mogelijke activiteiten in verband met de horecasector zoals onder anderen:
  • Drankgelegenheden, verbruikszalen, tavernes, tearooms, snackbars en restaurants;
  • Hotels, motels en logement huizen;
  • Feestzalen, ontspanningscentra en sportcentra;
  • Alle installaties en inrichtingen behorende tot of aansluitend bij de horecasector en de ontspanningswereld,
• Het inrichten en organiseren van eetmalen, feesten, vermakelijkheden en gezelschapsspelen, conferenties met inbegrip van verhuring van conferentiematerialen van alle aard in de meest ruime zin van het woord.
• Vertoningen, concerten, tentoonstellingen en alle andere sport en culturele manifestaties, traiteurdienst en catering;
• De detailhandel van producten die in rechtstreeks of onrechtstreeks verband staan met haar doel.
• De catering hetgeen omvat:
  • Het bereiden van maaltijden en spijzen in centrale keukens voor rekening van derden
  • Uitzendkoks en verzorgen van feesten en recepties
  • Het klaarmaken, thuisbezorgen en eventueel serveren van maaltijden en bereide schotels
  • Het organiseren en verzorgen van bruiloften, banketten, cocktails, lunchen, recepties enz. ….
• De aan- en verkoop, in- en uitvoer, commissiehandel en vertegenwoordiging van om het even welke goederen, in ’t kort tussenpersoon in de handel, alsmede de activiteiten van merchandising en franchising;
• Het ontwikkelen, kopen, verkopen in licentie nemen of geven van octrooien, knowhow en aanverwante immateriële duurzame activa.

Afdeling 4. Beveiliging van uw persoonsgegevens

1. Principe

Wij willen uw persoonsgegevens beschermen en de nauwkeurigheid ervan handhaven. Daarom implementeert Catering Services Enigma naar redelijkheid alle fysieke, administratieve en technische veiligheidsmaatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onbevoegde toegang, onbevoegd gebruik en onbevoegde onthulling.

Ook van onze leveranciers verlangen we dat ze dergelijke gegevens beschermen tegen onbevoegde toegang, onbevoegd gebruik en onbevoegde onthulling.

2. Opleiding van medewerkers 

Onze medewerkers worden opgeleid om correct om te gaan met vertrouwelijke gegevens. In het kader van ieder project dat een verwerking van persoonsgegevens beoogt, wordt eerst een inschatting gemaakt op het vlak van veiligheid en de bescherming van persoonsgegevens, waarbij uw belangen voorop staan.

Onze medewerkers wordt enkel toegang verleend tot uw persoonsgegevens voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.

3. Technische maatregelen

Wij gebruiken allerlei technische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, ongeoorloofd gebruik en verlies of diefstal van uw gegevens, zoals onder andere: beveiliging met wachtwoord, firewalls, antivirus.

Moest er zich een gegevenslek voordoen met nadelige gevolgen voor uw persoonsgegevens, dan wordt u in de door de wet voorziene omstandigheden verwittigd.

Afdeling 5. Doorgift van uw persoonsgegevens

1. Algemene principes

Wij verkopen geen persoonsgegevens aan derde partijen zonder uw toestemming en we geven ze niet door aan derden tenzij:

• Aan onze rechtsopvolgers en andere bedrijven binnen onze groep. Wij geven uw persoonsgegevens door aan onze eventuele rechtsopvolgers en verbonden ondernemingen binnen onze groep voor dezelfde doeleinden als deze vermeld in dit privacybeleid, om u bijvoorbeeld op de hoogte te brengen van de producten en diensten van de hele groep. In geval van wanbetaling kunnen we ook uw betalingsgewoonten doorgeven om de gerechtvaardigde belangen van onze groep te beschermen. De ondernemingen binnen de groep kwalificeren in deze context als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken; 
• Dit nodig is voor onze dienstverlening. Sommige van onze databanken maken we toegankelijk voor derde partijen die werken in onze opdracht en die ons bijstaan bij het leveren van onze producten en diensten. Denk bijvoorbeeld aan onze handelsagenten, de zelfstandige techniekers die ons netwerk onderhouden en de (externe) klantendienst-medewerkers die onze klanten dagelijks bijstaan. De doorgifte van je gegevens gebeurt enkel voor die doeleinden als waarvoor Catering Services Enigma je gegevens zelf verwerkt en is beperkt tot die gegevens die zij nodig hebben voor het uitoefenen van hun taak in onze opdracht. Wij zien erop toe dat zij, net zoals wij, je gegevens veilig, respectvol en als goede huisvader beheren en wij voorzien daarvoor adequate contractuele waarborgen;
• Er een wettelijke verplichting is;
• Er een gerechtvaardigd belang is voor Catering Services Enigma of de betrokken derde. We zullen uw persoonsgegevens enkel doorgeven indien uw belang of uw fundamentele rechten en vrijheden niet zwaarder doorwegen en u zal daar ook steeds transparant over worden ingelicht (behoudens in geval van de wettelijke uitzonderingen). Zo kunnen uw persoonsgegevens bijvoorbeeld worden doorgegeven aan kredietcontroleurs, incassobureaus en juridische dienstverleners, alsook aan partners waar we mee samenwerken in het kader van een specifieke (commerciële) actie;
• U ons daar toelating voor geeft. Indien Catering Services Enigma in andere situaties persoonsgegevens aan derden zou geven, dan gebeurt dit met een expliciete kennisgeving, waarin toelichting wordt gegeven over de derde, de doeleinden van de doorgifte en verwerking. Waar wettelijk vereist, bekomen wij uw uitdrukkelijke toestemming.

2. Gebruik van anonieme gegevens

Wij gebruiken anonieme, geaggregeerde gegevens voor commerciële doeleinden en interne/externe rapportering. Deze gegevens zijn nooit terug te brengen naar een bepaalde natuurlijke persoon.

Catering Services Enigma waarborgt telkens dat al deze partijen de van ons ontvangen data nooit kunnen herleiden naar een te identificeren natuurlijke persoon.

Afdeling 6. Welke rechten heeft u als betrokkene?

1. Uw recht van inzage

U hebt het recht om op ieder ogenblik van Catering Services Enigma te vernemen of wij al dan niet uw persoonsgegevens verwerken, en als wij ze verwerken, om die gegevens in te kijken en bijkomende informatie te ontvangen over:

• De verwerkingsdoeleinden;
• De betrokken categorieën van persoonsgegevens;
• De ontvangers of categorieën van ontvangers (met name ontvangers in derde landen);
• Indien mogelijk, de bewaartermijn of, als dat niet mogelijk is, de criteria ter bepaling van die termijn;
• Het bestaan van uw privacyrechten;
• Het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit;
• De informatie waarover wij beschikken over de bron van de gegevens indien wij persoonsgegevens via een derde verkrijgen; en
• Het bestaan van geautomatiseerde besluitvorming.
  

U hebt ook het recht om een gratis kopie te krijgen van de verwerkte gegevens, in begrijpelijke vorm. Catering Services Enigma kan een redelijke vergoeding vragen om haar administratieve kosten te dekken voor iedere bijkomende kopie die u vraagt.

2. Uw recht op verbetering van persoonsgegevens

U hebt het recht om onvolledige, foutieve, ongepaste of verouderde persoonsgegevens te laten rechtzetten.

Om uw gegevens up-to-date te houden, verzoeken wij u hoe dan ook om ons elke wijziging te melden, zoals een verhuis, de wijziging van uw e-mailadres of een vernieuwing van uw identiteitskaart.

3. Uw recht op het wissen van uw persoonsgegevens

U hebt het recht om in de volgende gevallen, en zonder onredelijke vertraging, uw persoonsgegevens te laten verwijderen:

• Uw persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of anderszins verwerkt door Catering Services Enigma;
• U trekt uw eerdere toestemming voor de verwerking in en er is geen andere rechtsgrond waar Catering Services Enigma zich op kan beroepen voor de (verdere) verwerking;
• U maakt bezwaar tegen de verwerking van uw persoonsgegevens en er bestaan geen zwaarder doorwegende, gerechtvaardigde gronden voor de (verdere) verwerking door Catering Services Enigma;
• Uw persoonsgegevens worden onrechtmatig verwerkt;
• Uw persoonsgegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een wettelijke verplichting;
• Uw persoonsgegevens werden verzameld toen u nog minderjarig was.
  

Houd er wel rekening mee dat wij niet altijd alle gevraagde persoonsgegevens kunnen verwijderen, bijvoorbeeld wanneer de verwerking ervan noodzakelijk is voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering. Wij zullen u daarover nader informeren in ons antwoord op uw verzoek.

4. Uw recht op beperking van de verwerking

U hebt het recht om de beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens te verkrijgen indien één van de volgende elementen van toepassing is:

• U betwist de juistheid van die persoonsgegevens: het gebruik ervan wordt beperkt gedurende een periode die Catering Services Enigma in staat stelt de juistheid van de gegevens te controleren;
• De verwerking van uw persoonsgegevens is onrechtmatig: in plaats van het wissen van uw gegevens, verzoekt u om beperking van het gebruik ervan;
• Catering Services Enigma heeft uw gegevens niet meer nodig voor de oorspronkelijke verwerkingsdoeleinden, maar u hebt ze nodig voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering: in plaats van het wissen van uw gegevens, wordt het gebruik ervan beperkt voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van de rechtsvordering;
• Zolang er nog geen beslissing is genomen over de uitoefening van uw recht op bezwaar tegen de verwerking, verzoekt u om het gebruik van uw persoonsgegevens te beperken;
  

5. Uw recht op overdraagbaarheid van persoonsgegevens

U hebt het recht om uw persoonsgegevens te ‘recupereren’. Dit kan enkel voor de persoonsgegevens die u zelf hebt verstrekt aan Catering Services Enigma, gebaseerd op toestemming of na overeenkomst. In alle andere gevallen kunt u dus niet van dit recht genieten (bijvoorbeeld wanneer de verwerking van uw gegevens gebeurt op basis van een wettelijke verplichting).

Er zijn twee aspecten verbonden aan dit recht:

• U kan Catering Services Enigma verzoeken om de betrokken persoonsgegevens terug te krijgen in een gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm; en
• U kan Catering Services Enigma verzoeken om de betrokken persoonsgegevens rechtstreeks door te geven aan een andere verwerkingsverantwoordelijke. U bent daarbij zelf verantwoordelijk voor de juistheid en veiligheid van het (e-mail)adres dat u voor de doorgifte opgeeft. Catering Services Enigma heeft het recht dit te weigeren indien de doorgifte technisch niet mogelijk is.

6. Uw recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens

U hebt het recht om op grond van uw bijzondere situatie bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens indien de verwerking kadert in het gerechtvaardigd belang van Catering Services Enigma of in kader van het algemeen belang. Catering Services Enigma zal de verwerking van uw persoonsgegevens staken, tenzij Catering Services Enigma dwingende en legitieme gronden voor de verwerking kan aantonen die zwaarder wegen dan die van u óf wanneer de verwerking van de persoonsgegevens verband houdt met het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering (bijvoorbeeld het indienen van een verzoek bij een rechtbank). 

Afdeling 7. Hoe moet u uw rechten als betrokkene uitoefenen?

1. Tot wie moet u zich richten voor de uitoefening van uw rechten?

Indien u één van uw rechten wil uitoefenen, kunt u daarvoor een schriftelijke vraag richten tot:

Catering Services Enigma
raf@pakhuys.be of 0495/505892

2. Zijn er kosten verbonden aan de uitoefening van uw rechten?

In principe niet: u kan de hogergenoemde rechten gratis uitoefenen, tenzij wij vaststellen dat uw verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is. Zo kunt u niet elke maand uw recht van inzage uitoefenen.

In dat geval doen er zich twee mogelijkheden voor:

• Ofwel rekenen wij een redelijke vergoeding aan voor de uitoefening van uw rechten;
• Ofwel weigeren wij een gevolg te geven aan uw verzoek.

3. Hoe krijgt u antwoord op uw verzoek?

Wij doen ons best om u een zo beknopt, transparant, begrijpelijk en makkelijk mogelijk antwoord te geven.

Wij doen dit bij voorkeur elektronisch, tenzij u verzoekt uw antwoord via een andere vorm te ontvangen.

4. Ontvangt u onmiddellijk antwoord?

Wij doen uiteraard ons best om zo snel mogelijk te antwoorden op uw verzoek.

Wij reageren in ieder geval binnen de maand na ontvangst van uw verzoek, tenzij u meerdere verzoeken indient of indien het complexe verzoeken betreft. Afhankelijk daarvan, zou de termijn van één maand desnoods met twee maanden verlengd kunnen worden.

Afdeling 8. Bewaring van uw persoonsgegevens

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan dat nodig is om het doel te realiseren waarvoor we uw persoonsgegevens verzameld hebben.

De bewaartermijn kan dus per doel verschillen, en kan soms kort zijn, en soms lang. De termijn is bijvoorbeeld langer zodat wij kunnen voldoen aan onze wettelijke verplichtingen (zo zijn wij verplicht om facturatiegegevens maximaal zeven jaren bij te houden teneinde aan onze boekhoudkundige en fiscale verplichtingen te kunnen voldoen).

Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn(en) worden verzamelde persoonsgegevens gewist of geanonimiseerd.

Afdeling 9. Wijziging van het privacybeleid

Catering Services Enigma kan dit privacybeleid van tijd tot tijd wijzigen, bijvoorbeeld naar aanleiding van nieuwe marktomstandigheden, of omdat we nieuwe activiteiten uitvoeren.

Wij nodigen u daarom uit om steeds de laatste versie van dit beleid te raadplegen via onze website. Uiteraard informeren wij u voorafgaandelijk via onze website en via andere kanalen van elke inhoudelijke wijziging en vragen wij uw toestemming voor onze (nieuwe) verwerkingsactiviteiten wanneer de wetgever dit noodzakelijk acht.

Afdeling 10. Geschillenregeling

Onze privacyverklaring en –beleid wordt beheerst door het Belgische recht.

Ieder geschil met betrekking tot de interpretatie of uitvoering van voorliggende privacyverklaring zal worden onderworpen aan het Belgische recht en behoort tot de exclusieve bevoegdheid van het gerechtelijk arrondissement Hasselt.

Voor klachten in verband met de verwerking van je persoonsgegevens door Catering Services Enigma, kan je je wenden tot de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel/ +32 (0)2 274 48 00/ commission@privacycommission.be / www.privacycommission.be.